STAGIAIRES EN ENTREPRISE : LES RÈGLES QUE VOUS NE POUVEZ PAS IGNORER

Chaque année, des milliers d’entreprises accueillent des stagiaires sans toujours maîtriser l’ensemble des obligations légales qui encadrent cette démarche. Durée maximale, gratification, quota de stagiaires, droits applicables : les règles sont précises et leur méconnaissance peut exposer l’employeur à des risques juridiques et sociaux. Les experts Baker Tilly font le point sur les principaux points de vigilance à connaître avant d’ouvrir sa porte à un stagiaire.

Convention, durée et quota : les fondamentaux à respecter

Quel que soit le type de stage, une convention tripartite doit impérativement être signée entre le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’origine. Le stagiaire doit également être inscrit dans une partie dédiée du registre unique du personnel. Sur la durée, la loi est claire :

un stage ne peut excéder six mois par an, renouvellement compris. Entre deux stages successifs, un délai de carence minimal, égal au tiers de la durée du stage précédent, doit être respecté. Concernant les effectifs, les entreprises de moins de 20 salariés ne peuvent accueillir plus de trois stagiaires simultanément. Au-delà de ce seuil, le plafond est fixé à 15 % de l’effectif total.

Droits du stagiaire : ce à quoi il peut prétendre

Le stagiaire n’a pas le statut de salarié, mais il bénéficie de nombreux droits alignés sur ceux des collaborateurs de l’entreprise. Accès au restaurant d’entreprise ou aux titres restaurant, remboursement des frais de transport en commun, repos quotidien et hebdomadaire, accès aux activités du CSE : autant d’avantages auxquels il a droit dès son arrivée.

En revanche, un stagiaire ne peut en aucun cas être positionné pour remplacer un salarié absent, occuper un poste permanent ou faire face à un accroissement temporaire d’activité. Ces situations constituent des abus caractérisés que les entreprises doivent impérativement éviter.

Gratification : les règles de calcul et de versement

En dessous de deux mois de stage, la gratification n’est pas obligatoire. Au-delà, elle devient incontournable. Son montant minimum est fixé depuis le 1er janvier 2026 à 4,50 euros bruts de l’heure, soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale.

Elle est calculée sur la base des heures réellement effectuées chaque mois, avec possibilité de lissage sur l’ensemble du stage, et doit être versée à la fin de chaque mois, non en fin de stage. Elle doit par ailleurs être déclarée en DSN. À l’issue du stage, une attestation mentionnant la durée effective et le montant total de la gratification versée doit obligatoirement être remise au stagiaire.

Bien accueillir un stagiaire, c’est aussi soigner l’image de son entreprise et contribuer au développement des jeunes talents. Pour toute question sur la gestion de la paie ou des droits des stagiaires, les équipes Baker Tilly sont disponibles pour vous accompagner.